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Le dossier administratif d’un agent du service public est un document obligatoire que le service du personnel de chaque établissement se doit de tenir à jour.
Ce dossier constitue un document de référence très important et c’est la seule source d’information des agents fonctionnaires.
Chaque fonctionnaire ayant l’obligation d’informer le public sur ses droits, les agents du service du personnel n’échappent pas à cette règle et doivent informer les agents sur leurs droits.
Les textes législatifs qui régissent la composition et les conditions de consultation du dossier administratif des agents sont :
- Articles 18-19 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983, portant droits et obligations des fonctionnaires.
loi 78-753 du 17 juillet 1978 sur la liberté d’accès aux documents administratifs- loi du 22 avril 1905 ( article 65 )
- Conseil d’Etat 16 juin 1982 sur la composition du dossier administratif
- Lettre FP n°1430 du 5 octobre 1981
Les statuts prévoient que le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.
Il ne peut être fait état dans le dossier d’un fonctionnaire, de même que dans tout document administratif, des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé.
Les principaux documents à classer et à conserver sont :
- les diplômes, les documents liés à l’état civil du fonctionnaire, les extraits de liste d’aptitude à la suite de la réussite à un concours
les arrêtés de nomination, de titularisation et de reclassement, les décisions d’affectation, la notation et les appréciations afférentes, les arrêtés de promotion et de position (mise en disponibilité, détachement...), les actes liés à la formation professionnelle (attestations de stage) - les arrêtés infligeant une sanction disciplinaire (en dehors des sanctions amnistiées).Le dossier administratif comporte aussi un dossier paye qui renferme essentiellement le double de la fiche de paie adressée à l’agent et des pièces justificatives en vue d’un remboursement (frais de déplacement, prestations d’action sociale).
Les différentes pièces du dossier doivent être classées, enregistrées et numérotées.
Certaine administration organise les dossiers de ses agents par chronologie. De ce fait, le premier document (la lettre de candidature par exemple) doit porter le numéro 1 et ainsi de suite jusqu’au dernier acte de la carrière du fonctionnaire ( arrêté de mise à la retraite par exemple).
D’autres administrations classent les documents de façon chronologique, mais par rubrique (état civil, embauche, avancement...).
Aucun texte n’existe sur la manière d’organiser le dossier administratif.
La composition du dossier administratif d’un agent ne doit pas comporter de documents ayant un lien avec la liberté individuelle ou d’opinion politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses et des activités en relation avec elles.
De plus, on ne doit pas trouver dans un dossier une mention concernant des actions de grève de la part d’un fonctionnaire.
Le respect de la vie privée constitue une autre garantie, et le dossier ne peut non plus comporter de telles observations, sauf si celles-ci sont constatées dans l’exercice des fonctions ou de nature à compromette le bon fonctionnement du service.
La demande concernant l’obligation des agents de fournir un numéro de téléphone personnel, téléphone portable, adresse email électronique est illégale et ne repose sur aucun texte législatif. Les agents sont en droit de refuser de les communiquer.
Lire notre article sur la communication des coordonnées personnelles
Cependant certaines situations obligent l’agent à fournir des éléments sur sa vie privée. Par exemple, l’attribution du supplément familial de traitement nécessite de la part du fonctionnaire demandeur qu’il fournisse des éléments sur le nombre d’enfants qu’il a à charge (livret de famille, attestation de concubinage...).
Ces documents doivent être classés dans son dossier administratif.
Le secret médical impose que le dossier ne comporte que les conclusions et les conséquences administratives de la situation médicale de l’intéressé.
Le dossier médical existe mais il est conservé par le médecin, qui ne peut le communiquer aux personnes étrangères à son service ou à une autre administration. Ces pièces sont couvertes par le secret médical.
Le dossier doit offrir une garantie d’intangibilité pour que la hiérarchie ne puisse pas, à loisir et à l’insu de l’agent, retirer ou ajouter des pièces dans son dossier.
Ainsi, la numérotation des documents du dossier au crayon à papier doit être proscrite.
Chaque fonctionnaire doit pouvoir consulter son dossier. Ainsi, il dispose du droit de venir consulter son dossier individuel, seul ou accompagné d’un représentant syndical, sans avoir à donner de motif pour le faire. Pour cela, il adresse un simple courrier au Directeur de son établissement.
L’agent peut se faire accompagner d’une ou plusieurs personnes de son choix (délégué syndical, collègue…) et peut exiger lors de la consultation des photocopies des pièces de son dossier.
En outre, l’article 65 de la loi du 22 avril 1905 dispose que : “ Tous les fonctionnaires [...] ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur dossier soit avant d’être l’objet de mesure disciplinaire ou d’un déplacement d’office, soit avant d’être retardés dans leur avancement à l’ancienneté.”
En cas de refus ou de litige de l’administration, l’agent dispose d’un délai de 2 mois à compter de la notification de refus pour saisir la CADA (Commission d’Accès aux Documents Administratifs).
La saisine de la CADA se fait impérativement par écrit, en recommandé avec AR. Le recours contentieux peut intervenir dans un délai de 2 mois après saisine de la CADA.
Commission d’accès aux documents administratifs
35, rue Saint Dominique
75700 PARIS 07 SP
Téléphone : 01 42 75 79 99
Site internet : www.cada.fr
Mail : cada@cada.fr
En cas de procédure disciplinaire, l’administration est dans l’obligation de fournir le contenu du dossier administratif, faute de quoi cette procédure pourrait être annulée par les tribunaux administratifs. En matière disciplinaire, il est vivement conseillé de se faire accompagner par des défenseurs de son choix (un collègue, un syndicaliste, un avocat...).
Les représentants du personnel siégeant au CAPL, commission administrative paritaire ou en conseil de discipline ont droit à la communication du dossier de l’agent concerné, même en l’absence d’accord de celui-ci.
En dehors de ces possibilités, les tiers n’ont pas accès au dossier, et le chef d’établissement est tenu de prendre toutes dispositions afin que le nombre de fonctionnaires ayant accès aux dossiers soit contrôlé avec précision.
Les fonctionnaires qui ont accès aux dossiers administratifs sont tenus par le devoir de discrétion professionnelle et au secret professionnel.
Une fois que le fonctionnaire cesse son activité, son dossier administratif doit être archivé, et nul ne peut y avoir accès (à part lui-même et les personnes habilitées).
© Syndicat CGT Laborit 2010
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